Inclusion sociale

La fonction principale du Comité consiste à donner ses avis au Conseil sur les questions d’inclusion sociale. Le Comité, qui n’a aucun pouvoir décisionnel, formule des recommandations auprès du Conseil. Si le Conseil demande au Comité de lui donner ses avis ce dernier doit répondre à la demande dès que possible. Le Comité peut d’ailleurs fournir ses avis au Conseil de sa propre initiative.

La deuxième fonction en importance du Comité consiste à orienter les efforts déployés par la Ville dans la mise en œuvre de Mieux ensemble : le Plan d’inclusion sociale de la Ville. 

Les mesures prises par la Ville sont guidées par cinq objectifs en particulier :

• Promouvoir les priorités en matière d’inclusion sociale : Déterminer et saisir les occasions d’améliorer l’inclusion sociale dans la collectivité, conformément aux priorités du Plan.
• Mobilisation de la direction : Tenir les membres de la direction et du Conseil municipal au courant des questions, des occasions et des défis relatifs aux piliers du Plan, en favorisant une approche de gouvernance réactive et proactive.
• Comptes rendus des progrès : Rendre compte régulièrement des réalisations et des difficultés éprouvées dans l’atteinte des objectifs du Plan, dans un souci de transparence et de reddition de compte.
• Affectation budgétaire : Recommander la façon de distribuer les fonds affectés par le Conseil pour soutenir les initiatives qui produisent le « meilleur rendement » pour faire avancer les priorités du Plan.
• Sommet sur l’inclusion sociale 2024 : Diriger l’organisation et l’exécution du Sommet sur l’inclusion sociale 2024, un événement important ayant pour objet de souligner les progrès et les réussites, et de planifier les mesures à prendre à l’avenir pour l’inclusion sociale à Moncton.

Le Comité sera composé d’un groupe diversifié et équilibré de représentants individuels 
et de représentants d’organismes pour assurer une vaste gamme de points de vue et 
de domaines d’expertise. 

Le Comité comptera jusqu’à 12 membres :

• Jusqu’à huit citoyens représentant les diverses populations démographiques et communautés de Moncton. Jusqu’à quatre membres sont des personnes qui s’intéressent à l’inclusion sociale dans la ville. Jusqu’à quatre membres sont désignés par des organismes qui œuvrent activement pour l’inclusion sociale dans la ville ou dont l’expertise contribuerait grandement à l’avancement à cet égard.
• Jusqu’à un membre du Conseil pour assurer la supervision et fournir des conseils en matière de gouvernance, en plus de veiller à l’harmonisation avec les politiques et les objectifs municipaux.
• Jusqu’à deux membres du personnel de la Ville de Moncton pour apporter au Comité une expertise et une perspective municipales, ainsi qu’un soutien logistique.
• Postes de direction :
  • Président : Élu par les membres du Comité parmi les huit membres citoyens pour diriger le Comité, fixer l’ordre du jour et animer les réunions.
  • Vice-président : Aide le président et le remplace lorsqu’il est absent.
  • Secrétaire : Responsable de la tenue des dossiers, des procès-verbaux et des communications officielles.
• Tous les membres du Comité, à l’exception des membres du personnel de la Ville, disposent d’une voix pour les décisions du Comité, ce qui garantit une contribution équitable de la part de tous les membres.
• Les membres ont un mandat de deux ans qui peut être renouvelé une fois aux fins de continuité, tout en permettant l’introduction de nouvelles perspectives au fil du temps.

Pour l’année inaugurale, le Comité sur l’inclusion sociale sélectionnera ses membres dans le cadre d’un processus ciblé dirigé par deux membres du personnel de la Ville désignés pour siéger au Comité.

• Ils chercheront des membres qui ont fait preuve de leadership et apporté leur concours dans des domaines pertinents aux piliers du Plan d’inclusion sociale.
• Le processus de sélection comprendra une « vérification de l’équité » au cours de laquelle les meilleurs candidats seront évalués pour respecter la règle 50-30 de la DEI (50 % pour la parité des genres et 30 % pour la participation des groupes sous-représentés). L’âge ou le territoire géographique peuvent faire partie des autres considérations, afin d’assurer la représentation des différents quartiers ou des différentes circonscriptions.
• Le Conseil doit approuver la sélection finale.

Les années suivantes, le Comité déterminera la stratégie de recrutement la plus efficace, en intégrant éventuellement des appels ouverts pour permettre une participation plus vaste de la collectivité. 

Le Conseil municipal doit approuver la décision définitive concernant la composition du Comité. Cette approche flexible permet au Comité d'adapter sa stratégie de recrutement au fil du temps, en veillant à ce qu’elle tienne compte de l'évolution des besoins de la collectivité et des objectifs du Plan d'inclusion sociale.

Le Comité sur l’inclusion sociale doit adopter une approche structurée pour ses réunions afin d’assurer des séances efficaces et productives. Les réunions comprennent un ordre du jour fixe, une période de discussion ouverte et un examen des mesures de suivi des réunions précédentes. La structure est conçue pour favoriser une communication claire, la prise de décisions et le suivi des progrès accomplis dans la réalisation des objectifs du Comité.

• Le président, en consultation avec le personnel de la Ville, établit l’ordre du jour avant chaque réunion. Les points à l’ordre du jour comprennent des mises à jour sur les projets en cours, des discussions sur les nouvelles initiatives et l’examen des commentaires issus des activités de participation communautaire.
• Une période de discussion ouverte adéquate est prévue afin d’encourager la résolution collaborative des problèmes et d’envisager des approches novatrices pour faire progresser l’inclusion sociale.
• Chaque réunion se termine par un examen des mesures de suivi et des tâches à accomplir pour assurer la reddition de compte et une dynamique continue.
• Les réunions se tiennent à l’hôtel de ville et des dispositions peuvent être prises pour la participation en virtuel afin que tous les membres puissent y assister.

Fréquence des réunions

• Le Comité se réunit deux fois en mai, deux fois en juin et deux fois en juillet pour lancer ses activités.
• Après cette période initiale, le Comité se réunira une fois par mois comme pratique standard.
• En fonction des périodes de planification, et à la discrétion du président, la fréquence des réunions peut passer à deux fois par mois pour répondre à des besoins en particulier ou accélérer les progrès sur des initiatives clés.
• S’il le juge nécessaire, le Comité peut former de petits groupes de travail, mais le Conseil doit approuver la mise sur pied de comités ponctuels officiels.
• Le président doit être informé de toute absence et les membres doivent assister à 80 % des réunions ordinaires au cours d’une période de douze (12) mois. Les exceptions sont admises pour des raisons valables (p. ex., maladie ou deuil).

Le processus de gouvernance et de prise de décision du Comité sur l'inclusion sociale est conçu pour assurer des activités claires, efficaces et transparentes qui sont conformes aux objectifs du Plan d'inclusion sociale. La présente section décrit les principaux éléments de la structure de gouvernance du Comité, y compris le processus de prise de décision, les mesures de transparence et la conformité aux processus de subvention de la Ville de Moncton.

Processus de prise de décision

• Toutes les décisions du Comité sont adoptées par vote majoritaire.
• Bien que la règle de vote majoritaire soit appliquée pour la plupart des décisions, le Comité est encouragé à rechercher le consensus, dans la mesure du possible, pour assurer un accord et un soutien plus larges de ses mesures.

Clause des circonstances extraordinaires

Ces mesures sont prises sous l’égide de la direction de la Ville, y compris le Conseil municipal, pour veiller à ce que toute décision de passer outre aux votes des membres du Comité soit prise dans l’intérêt supérieur de la ville et de la collectivité.

Transparence et mesures de reddition de compte

• Les réunions et les dossiers du Comité sur l’inclusion sociale sont accessibles au public afin de renforcer la confiance et d’encourager la participation communautaire. Cette transparence est essentielle pour maintenir la responsabilisation et veiller à ce que les activités du Comité soient réalisées dans l’intérêt du public.
• Le Comité fournit des mises à jour trimestrielles au Conseil municipal en lui fournissant des comptes rendus détaillés de ses activités, de ses progrès et des difficultés éprouvées. Ces présentations constituent une composante essentielle pour rendre des comptes au Conseil municipal et à la population de Moncton, ainsi que pour garder l’inclusion sociale au premier plan de l’intérêt public.

Le Comité sur l’inclusion sociale s’engage à respecter les normes d’intégrité et d’impartialité les plus élevées dans ses activités. Si les membres du Comité se trouvent ou craignent de se trouver en situation de conflit d’intérêts au moment de délibérer sur une question précise ou de voter sur une recommandation en particulier, ils doivent se récuser de la réunion. 

Il est essentiel de reconnaître les risques de conflits d’intérêts pour préserver la confiance et le respect de la collectivité de Moncton. Cette section décrit la politique du Comité concernant l’identification, la divulgation et la gestion des conflits d’intérêts.

Identification des conflits d’intérêts

• Il y a conflit d’intérêts lorsque les intérêts personnels, professionnels ou financiers d’un membre du Comité pourraient influer ou sembler influer sur ses décisions et ses fonctions au sein du Comité. Un intérêt personnel constitue, entre autres, un intérêt qui pourrait bénéficier à un membre de la famille immédiate (parent, conjoint, enfant).
• Tous les membres du Comité doivent divulguer, à la première occasion, tout conflit d’intérêts éventuel ou réel, y compris les intérêts pouvant avoir une incidence sur leur impartialité dans les discussions, les décisions prises, et l’affectation de ressources et de subventions.

Processus de récusation

• Les membres qui ont un conflit d’intérêts déclaré ou reconnu concernant une question en particulier faisant l’objet de discussions doivent se récuser des délibérations et du vote à l’égard de cette question. Le processus de récusation permet de s’assurer que les décisions sont prises de manière équitable et sans parti pris.
• Les conflits d’intérêts et les récusations subséquentes doivent être consignés dans les procès-verbaux des réunions, dans un souci de transparence et de reddition de compte.

Gestion et surveillance

• Les membres doivent mettre à jour leur déclaration d’intérêts régulièrement ou à mesure que des changements se produisent pour veiller à ce que le Comité soit toujours au courant des conflits éventuels.
• Le Comité fournit des ressources et des conseils sur l’identification et la gestion des conflits d’intérêts pour veiller à ce que tous les membres comprennent leurs responsabilités dans le cadre de cette politique.
• Il faut réexaminer périodiquement la politique sur les conflits d’intérêts et la récusation et la mettre à jour au besoin afin d’aborder les nouveaux défis et de  préserver l’intégrité du Comité.

Le Comité sur l’inclusion sociale s’engage à respecter les normes les plus élevées en matière de comportement éthique et de conduite professionnelle, y compris, sans toutefois s’y limiter :

Les membres doivent se comporter avec honnêteté, intégrité et transparence, en veillant à ce que leurs gestes contribuent positivement à l’atteinte des objectifs du Comité et au gain de la confiance du public.

Tous les membres doivent respecter les différentes opinions, valeurs et pratiques culturelles, de manière à favoriser un environnement inclusif qui est propice au dialogue constructif et à la collaboration.

Les membres doivent préserver la confidentialité des renseignements de nature délicate faisant l’objet de discussions pendant les réunions du Comité, sauf dans les cas où la divulgation est exigée par la loi ou nécessaire pour la reddition de compte au public.

Les membres doivent activement éviter les situations où des intérêts personnels, financiers ou professionnels pourraient entrer en conflit avec leurs fonctions au sein du Comité. Tout conflit éventuel doit être divulgué et géré conformément aux politiques du Comité.

Les membres doivent respecter l’ensemble des lois, des règlements et des politiques applicables qui régissent les activités du Comité et son mandat plus large au sein de la collectivité.

Les membres doivent se comporter selon les lignes directrices générales établies dans le code de conduite des représentants élus.